De Schelp Vzw neemt de verantwoordelijkheid op zich om de privacy te beschermen van de persoonsgegevens die we verwerken. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Verwerkingsverantwoordelijke: De Schelp Vzw Nieuwmoerse Steenweg 113 A, 2990 Wuustwezel of info@deschelpvzw.be

Hoe komen wij in het bezit van uw gegevens?

• wanneer u via de website van De Schelp VZW inschrijft voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of andere publicaties, evenementen en/of uitnodigingen;
• wanneer u lid wordt van de vereniging of in dienst treedt;
• wanneer u een gift stort op de bankrekening van onze vereniging.
• wanneer er tussen U en onze vereniging een contractuele dan wel een buitencontractuele band tot stand is gekomen.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens en welke zijn het?

De Schelp Vzw verwerkt uw gegevens elektronisch en op papier

• op grond van de toestemming van de betrokkene;
• om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen inzake de VZW-wetgeving en inzake het uitreiken van fiscale attesten voor giften;
• voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• voor het voeren van onze personeels- en loonadministratie
• uit noodzaak voor de uitvoering van overeenkomsten
• uit noodzaak voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de vereniging.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen we de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, e-mail
• Persoonlijke kenmerken voor werknemers: geboortedatum, scholing
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: Voor werknemers en bestuurders: Rijksregisternummer

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren.

We registreren geen gegevens van personen die enkel de website bezoeken. We gebruiken geen cookies.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

De gegevens die u ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken we gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (IT-hosting ed.)
• het verzorgen van de loonadministratie

We geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken we de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Hoe beschermen we minderjarigen?

We verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

U kunt deze toestemming steeds intrekken. Neem hiervoor contact op met De Schelp Vzw.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

De Schelp Vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van wat de wet vereist. De persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na hun laatste gebruik bijgehouden. Bij wijze van uitzondering worden de persoonsgegevens van de leden, behoudens hun verzoek tot verwijdering, langer dan voormelde termijn bewaard in de archieven van de vereniging met het oog op de studie van de geschiedenis van de vereniging of voor activiteiten waarin oud-leden betrokken worden.  Zoals voorheen neemt de vereniging zich voor haar archieven in bewaring te geven aan   KADOC-KU Leuven, Vlamingenstraat 39 te 3000 Leuven (postmaster@kadoc.kuleuven.be)

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens De Schelp Vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan de discretieplicht

• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze elektronische systemen die worden beschermd door beveiligingsprogrammatuur met de recente update.

• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen

Wat zijn uw rechten?

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben.

U hebt het recht om de toestemming die u ons hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken in te trekken.

U hebt het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten te laten gelden. We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Register van de verwerkingsactiviteiten.

De Schelp houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten.

Waar kunt u terecht met klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen we u hierover contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

De Schelp Vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 31 mei 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.